• Bel Nu:

    +32 (0)14 412 777

Klant Login

Contact

Scannen en Digitalisering

Onze scanservices helpen u bij het verwerken van papieren documenten en foutief opgeslagen belangrijke bestanden. De uitwisseling van documenten wordt eenvoudiger en met onze service voor scannen en digitaliseren helpen we om werkprocessen en productiviteit verbeteren.

 

Onze scanservices converteren afgedrukte documenten naar bruikbare elektronische gegevens. Deze bruikbare elektronische gegevens kunnen worden opgeslagen in een digitaal archief waar ze eenvoudig online zijn op te halen.

De Voordelen van onze Services voor het Scannen van Documenten en Digitale Toegang

Veilig online opslaan en ophalen van documenten: wat het verzoek ook is, we kunnen uw bestanden veilig en betrouwbaar opslaan. Met onze innovatieve scansoftware kunnen we kleine en grote hoeveelheden afgedrukte documenten scannen en opslaan.

Flexibele opties die aansluiten bij uw zakelijke behoeften: onze scanservice kan volledig worden afgestemd op uw behoeften in het ophalen van documenten. We stemmen ons aanbod af op hoe vaak u documenten wilt opslaan en ophalen.

Efficiëntere bedrijfsvoering: u hebt geen gedoe en bijbehorende kosten meer door het handmatig verwerken van documenten en bent minder afhankelijk van fysieke opslagruimtes en technologische hardware.

Verbeter de traceerbaarheid van uw documenten: gebruik het efficiënte indexeringsproces om eenvoudig en snel documenten te vinden in onze online bibliotheek.

Verzamelen en Verwerken

Onze werkwijze is afhankelijk van de wijze waarop u uw huidige documenten opslaat. OASIS verzamelt de documenten bij uw kantoor of haalt deze uit een bestaand archief (als uw bestanden al bij ons zijn opgeslagen) en vervoert deze op veilige wijze naar ons scanbureau. Het is ook mogelijk om alle scanactiviteiten bij u op locatie uit te voeren.

 

De unieke barcode op elke doos met documenten of bestanden (afhankelijk van de gebruikte opslagmethode) wordt bij aankomst op het scanbureau geregistreerd. Via deze barcodes kunnen we uw bestanden tijdens het scanproces volgen.

Voorbereiding Scannen

Uw documenten worden na ontvangst voorbereid op digitalisering. Dit is het meest arbeidsintensieve deel van het proces, waarbij zorgvuldig wordt gezorgd dat documenten vrij zijn van nietjes, paperclips, post-its en kreukels.

Documenten worden indien nodig geplakt en worden in transparante plastic hoesjes gestoken om een optimale scan te kunnen maken. Na de voorbereiding bekijken onze scandeskundigen wat de kenmerken zijn van de documenten, bijvoorbeeld wat het paginaformaat is en of ze enkel- of dubbelzijdig zijn afgedrukt. Documenten worden op basis van die kenmerken in categorieën ingedeeld.

Scannen

Onze scanspecialisten gebruiken de nieuwste scanapparatuur om elk type document in de juiste lay-out en resolutie te digitaliseren. Dit omvat (maar is niet beperkt tot) bestanden, certificaten, manuscripten, tijdschriften, kranten en technische tekeningen.

De bestanden worden na het scannen gecompileerd. Elk document wordt vervolgens onderworpen aan een uitgebreide kwaliteitscontrole waarbij eventuele problemen direct door onze scanspecialisten worden opgelost.

Levering en Opslag

De digitale versie van de afgedrukte documenten wordt vervolgens opgeslagen in de gewenste indeling en aan u overgedragen. De data kunnen op diverse manieren worden aangeleverd, bijvoorbeeld op een dvd, in een beveiligde e-mail of via SFTP. U kunt bovendien de diverse hostingopties gebruiken om overal en altijd voorbeelden van documenten te bekijken, te downloaden, te printen of aan te passen.

Dankzij deze gebruiksvriendelijke informatiebeheerportals hebt u het volledige beheer over uw digitale bestanden. Een kostenbesparende methode om geleidelijk over te stappen naar een volledig gepersonaliseerd digitaal archief.

Scanopties Documenten

Scan on demand

Selectief bestanden scannen

Veel van onze cliënten die voor onze documentopslag kiezen, gebruiken de service ‘Scan on demand’ als snel en praktisch alternatief voor het fysiek leveren van documenten. Cliënten hoeven geen volledige archieven te scannen maar kunnen beschikken over kosteneffectieve digitale kopieën van bestanden en documenten wanneer ze die nodig hebben.

Archief scannen

Grootschalige digitalisering van bestanden

Deze optie is populair bij organisaties die grote historische archieven beheren en die complete archieven willen converteren naar doorzoekbare digitale bestanden. Cliënten profiteren van verbeterde naleving van regelgeving, en gecontroleerde toegang. Veel cliënten kiezen er uit veiligheidsoverwegingen voor om een digitale back-up van hun archief op te slaan in onze beveiligde mediaopslag.

Intern scannen

Digitalisering van vertrouwelijke bestanden

Ideaal voor cliënten die met gevoelige of vertrouwelijke documenten werken die uit veiligheidsoverwegingen niet mogen worden verplaatst. OASIS levert in zo'n geval de benodigde hardware en het personeel om snel en betaalbaar een elektronisch archief op te zetten. Cliënten behouden de controle over hun bestanden en er hoeven geen documenten te worden verpakt en verzonden.

Automatisering van de postkamer

Digitalisering van fysieke post

Het vastleggen en classificeren van alle binnenkomende documenten. In een digitale postkamer wordt alle binnenkomende post geconverteerd naar een gemakkelijk toegankelijk elektronisch formaat, waardoor omslachtige bezorgprocessen worden voorkomen. Door gebruik te maken van dit geautomatiseerde en gecentraliseerde proces kunt u efficiënter werken en de operationele kosten die gepaard gaan met het verwerken van inkomende documenten verlagen.