• Bel Nu:

    +32 (0)14 412 777

Klant Login

Contact

Recordbeheer

We weten hoe belangrijk het is om zakelijke documenten en informatie te beschermen. We helpen uw informatiebeheer in goede banen te leiden door documenten veilig op te slaan en te zorgen dat u op elk gewenst moment eenvoudig toegang hebt tot uw bestanden.

We bieden cliënten sinds 1999 veilige documentopslag en betaalbaar recordbeheer. We streven altijd naar optimale service voor documentbeheer en konden daardoor uitgroeien tot een van de grootste RIM-beheerders (record- en informatiebeheer) in Europa.

Onze experts in recordbeheer helpen u bij het beheren van uw archief en informeren u over wettelijke vereisten. Als alles-in-een-partner voor informatiebeheer kunnen wij ons richten op elk onderdeel van uw recordbeheer, van het opslaan van bestanden tot online toegang, en van gegevensbescherming tot betrouwbare vernietiging.

De Voordelen van Veilige Documentopslag

Veiligheid: de veiligheid van uw document staat centraal bij ons. Of het nu is tijdens het vervoer of in een van onze centra, we zijn altijd bezig om onbevoegde toegang, milieuschade en brandgevaar te voorkomen. Onze faciliteiten zijn uitgerust met innovatieve beveiligingssystemen en branddetectie. Onze infrastructuur en processen garanderen de veiligheid van uw documenten.

Snel en eenvoudig toegang tot uw informatie: u kunt bestanden en documenten die naar een externe locatie zijn verhuisd nog steeds opvragen. Beheer uw bestanden vanachter uw bureau met onze veilige online portal: OASIS Bridge.

Flexibele externe bestandsopslag: ieder bedrijf kent andere opslagvereisten. Daarom maken we voor elke cliënt een opslagplan op maat (ongeacht hoe groot of klein de organisatie is). We werken met kleine en grote hoeveelheden, gewone of speciale inzameling, losse bestanden of dozen vol. Uw bedrijf profiteert bij ons van het best mogelijke recordbeheer.

Databescherming en noodherstel: wilt u er zeker zijn dat uw documenten beveiligd zijn tegen brand, insectenplagen, overstromingen en natuurrampen? Ons veilige en betrouwbare recordbeheersysteem biedt bescherming tegen risico's met waardevolle back-ups, voor het geval het ergste zou gebeuren.

Kantoorruimte optimaal benutten: het maakt niet uit of u één kantoor hebt of diverse panden, ruimte is voor elke onderneming essentieel. Onze faciliteiten voor bestandsbeheer en documentopslag hebben talloze organisaties geholpen om weer ruimte voor groei te scheppen.

De kosten van informatiebeheer beheersen: voorkom onnodig bladeren door documenten of zoektochten naar informatie en bespaar tijd. Met onze gebruiksvriendelijke OASIS Bridge-software kunt u kostbare manuren inzetten voor belangrijkere zaken.

 

Opslagproces Documenten

Complete oplossing voor bestandsbeheer: onze deskundige teamleden doen er alles aan om de best mogelijke oplossing voor recordbeheer te bieden, een oplossing die is afgestemd op uw specifieke behoeften.

Documentopslag verschilt van cliënt tot cliënt, in het onderstaande schetsen we een standaardproces.

Verzamelen

OASIS verzamelt de dozen/bestanden op uw kantoor. De documenten worden voor registratie en opslag naar ons recordcentrum vervoerd.

Vervoer

Uw documenten worden vervoerd in voertuigen met een GPS-systeem. OASIS kan op elk moment de exacte locatie van alle voertuigen bepalen. Onze voertuigen zijn uitgerust met Slam Locks (veiligheidssloten) en worden tijdens dagelijkse leveringen en inzamelingen altijd afgesloten. Onze chauffeurs laten hun voertuig nooit onbeheerd achter zonder dat het voertuig zorgvuldig is afgesloten.

Opslag

De unieke barcode van elke doos en/of elk bestand wordt geregistreerd zodra deze in het beveiligde gedeelte van ons recordcentrum is aangekomen. De barcodes zijn gekoppeld aan de door OASIS vastgelegde gegevens. U kunt uw gegevens op elk gewenst moment openen via OASIS Bridge, ons recordbeheersysteem.

Fysiek Ophalen

U profiteert bovendien van onbeperkte toegang tot ons recordbeheersysteem: OASIS Bridge. Vanaf deze beveiligde portal kunnen gebruikers snel en eenvoudig opgeslagen dozen of documenten opvragen. Onze koeriers leveren de gewenste bestanden of dozen vervolgens rechtstreeks af bij uw bedrijf.

Digitaal Ophalen met OASIS Bridge

Onze scanexperts gebruiken onze innovatieve scanapparatuur om alle soorten documenten (bestanden, certificaten, boekmanuscripten, tijdschriften, kranten en technische tekeningen) te digitaliseren en op te slaan in de juiste kleurresolutie en indeling. Onze scanexperts uploaden de documenten onmiddellijk naar ons gebruiksvriendelijke OASIS Bridge-systeem. Vanaf dit systeem kunnen records op elke locatie worden bekeken, afgedrukt en aangepast.

Klik hier voor meer informatie over onze scanservices.

Point-to-Point Tracking

We gebruiken mobiele barcodescanners om op elk moment te bepalen waar items zich bevinden in ons recordcentrum, op of op weg van/naar het schap, in de transportbus, op de locatie van de cliënt, en weer terug.

Elke stap wordt gevolgd en de datum en tijd van elke actie wordt voor u vastgelegd.

Zo hebt u volledige controle over uw documenten en kunt u het gehele traject controleren.

Opslagopties Documenten

DYNAMISCH ARCHIEF

Voor documenten die vaak worden gebruikt

Hebt u uw documenten dagelijks nodig? Gebruik ons praktische dynamische archief. Veel van onze cliënten in de medische en juridische branche kiezen voor de flexibiliteit van ons dynamische archief dat het gemak van interne opslag combineert met de veiligheid en financiële voordelen van een extern archief.

Als aanvulling op deze diensten bieden we u de mogelijkheid van het instellen van een herinnering, zodat u weet wanneer uw documenten wettelijk mogen worden vernietigd. Klik hier voor meer informatie over onze diverse vernietigingsservices.

SEMI-STATISCHE OPSLAG

Voor bestanden die regelmatig worden gebruikt

We adviseren onze semi-statische opslagmogelijkheid als u bestanden regelmatiger wilt gebruiken. U profiteert met een semi-statische opslag van de kostenvoordelen en het gemak van een extern archief en u kunt documenten tevens op elk gewenst moment openen.

DIEPE OPSLAG

Voor documenten die zelden worden gebruikt

Gebruik onze kostenbesparende diepe opslag om bestanden op te slaan die u zelden nodig hebt. Deze optie wordt doorgaans gebruikt door organisaties die aan regelgeving of aan wettelijk bepaalde bewaartermijnen moeten voldoen. Met deze service benut u uw kantoorruimte maximaal en voldoet u tegelijkertijd aan de regelgeving.