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Numérisation

Nos services de numérisation vous aident à traiter des dossiers papier et le classement erroné de documents importants. Nous simplifions les échanges complexes de documentation et notre service de numérisation des documents peut contribuer à améliorer les processus de travail et la productivité.

Nos services de numérisation convertissent vos fichiers de format papier en données électroniques utilisables. Ces données électroniques utilisables peuvent être transférées vers une archive numérique avec capacité de récupération facile en ligne.

Avantages de nos services de numérisation de documents et d’accès numérique

Stockage sécurisé en ligne et récupération de documents : Quelle que soit la demande, nous pouvons numériser vos fichiers de manière sûre et sécurisée. Notre logiciel de numérisation ultramoderne permet la saisie de données de grands et petits volumes de documents papier.

Options flexibles pour répondre à vos exigences professionnelles : Notre service de numérisation hautement personnalisable peut être adapté à vos besoins de récupération de documents. Selon la fréquence de stockage et de récupération de vos documents, nous proposons un plan qui réponde à vos besoins.

Gagnez une plus grande efficacité opérationnelle :  Supprimez les problèmes et les coûts associés au traitement manuel de vos documents et réduisez la dépendance à l’égard de l’espace de stockage physique et la nécessité de posséder du matériel technologique.

Améliorez la traçabilité de vos documents : Suivez les dossiers dans notre référentiel hébergé sur le Web et réduisez le temps de recherche des fichiers avec un processus efficace d’indexation des documents.

Processus de numérisation

Voici un exemple de service de numérisation typique fourni à nos clients. Nos services de numérisation peuvent être personnalisés pour répondre à vos besoins.

Collecte et arrivée

Selon la manière dont vous stockez actuellement vos documents, OASIS les collectera à partir de votre bureau ou - s’ils sont déjà stockés avec nous - les prendra à partir de votre archive existante et les transportera de manière sécurisée vers notre bureau de numérisation. Sinon, toutes les numérisations peuvent avoir lieu dans vos propres locaux.

À l’arrivée au bureau de numérisation, le code-barre unique pour chaque boîte de dossiers ou fichier (selon la façon dont ils sont stockés) est enregistré. Ces codes-barres nous permettent de suivre l’emplacement de vos fichiers au fur et à mesure qu’ils passent par le processus de numérisation.

Préparation de la numérisation

Une fois reçus, vos documents sont préparés pour la numérisation. Il s’agit de la partie du processus la plus exigeante en main d’œuvre, car il faut veiller à ce que tous les documents soient exempts d’agrafes, de clips, de notes de post-it et de plis.

Le cas échéant, les documents sont scellés et placés dans des pochettes en plastique transparentes pour garantir la meilleure qualité de numérisation. Une fois que les fichiers ont été préparés, nos spécialistes de numérisation évaluent les caractéristiques-clés du document, comme la taille de la page, et si les documents sont imprimés recto ou recto verso. Les documents sont ensuite classés en conséquence.

Numérisation

Grâce à l’équipement de numérisation ultramoderne, nos spécialistes de numérisation peuvent numériser tout type de document à la résolution et au format demandés. Cela comprend (sans s’y limiter) les fichiers, les certificats, les manuscrits, les magazines, les journaux et les dessins techniques.

Une fois la numérisation terminée, les fichiers sont compilés. Ce document est ensuite soumis à un contrôle de qualité rigoureux, où nos spécialistes de numérisation résolvent les problèmes identifiés.

Livraison et stockage

Les documents numérisés sont ensuite formatés dans les médias souhaités et vous sont fournis. Il existe une gamme d’options pour la livraison des données, y compris le DVD, l’e-mail sécurisé ou le SFTP. Alternativement, plusieurs options d’hébergement vous permettent de prévisualiser, télécharger, imprimer et modifier vos enregistrements à partir de n’importe quel emplacement.

Ces portails de gestion de l’information d’emploi faciles vous permettent de contrôler entièrement vos fichiers numériques, ce qui en fait une méthode rentable pour créer progressivement votre archive numérique sur mesure.

Options de Numérisation de Documents

Numérisation à la demande

Numérisation sélective de fichiers

Notre service de numérisation à la demande est utilisé par un grand nombre de nos clients de stockage de documents comme une alternative simple et rapide à la livraison physique de documents. Cette option évite aux clients de numériser des archives entières mais leur fournit des copies numériques rentables de leurs fichiers et dossiers, au fur et à mesure de leurs besoins.

Numérisation d’archives

Numérisation à grande échelle des dossiers

Souvent choisie par les organisations avec de gros volumes de documents physiques historiques, cette option permet aux clients de convertir la totalité des archives en documents numériques consultables. Les clients bénéficient d’une amélioration de la conformité et du contrôle d’autorisation. Pour plus de sécurité, de nombreux clients choisissent de conserver une sauvegarde numérique de leurs archives dans notre chambre forte multimédia sécurisée. 

Numérisation sur place

Numérisation de documents confidentiels

Idéale pour les clients qui gèrent des documents sensibles ou confidentiels qui doivent rester sur place pour des raisons de sécurité. Dans ces cas, OASIS peut fournir le matériel et le personnel nécessaires pour créer rapidement et de manière rentable une archive électronique, permettant aux clients de conserver le contrôle de leurs dossiers et d’éliminer la nécessité d’emballer et d’expédier des documents.

Automatisation de la salle de courrier

Numérisation du courrier physique

Capturer et classer tous les documents entrants. La salle du courrier numérique vous permet d’éliminer les processus fastidieux de livraison de salle de courrier en convertissant le courrier entrant en un format électronique facilement accessible. En adoptant ce processus automatisé et centralisé, vous pouvez améliorer l’efficacité et réduire les coûts de fonctionnement associés à l’organisation et à la distribution des documents entrants.