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Gestion des Dossiers

Nous comprenons l’importance de protéger les dossiers et informations de votre entreprise. A ce titre, nous pouvons vous aider à contrôler vos processus de gestion de l’information en stockant vos documents de manière sécurisée, tout en vous fournissant un accès facile à vos fichiers lorsque vous en avez besoin.

Nous fournissons à nos clients une gestion sécurisée des documents et une gestion des dossiers abordable depuis 1999. Notre engagement à offrir un service haut de gamme en matière de gestion des documents nous a permis de devenir l’un des plus importants Gestionnaires de dossiers et de l’information (RIM) en Europe.

Nos experts en gestion des dossiers vous aideront à gérer vos archives et à anticiper les exigences réglementaires. En tant que partenaires de source unique pour la gestion de l’information, nous abordons tous les aspects de vos besoins en gestion de dossiers - depuis le stockage des fichiers jusqu’à l’accès en ligne, de la protection des données à la destruction sécurisée.

Les Avantages d’un Stockage Sécurisé des Documents

Sécurité : la sécurité de vos documents est notre priorité. Qu’ils soient en transit ou dans nos centres d’archives, nous luttons activement contre toute menace d’accès non autorisé, de dommages environnementaux et de risques d’incendie. Nos installations sont équipées de systèmes de sécurité ultramodernes et d’une technologie de détection incendie de pointe. Nos infrastructures et nos processus garantissent que vos documents sont toujours en sécurité.

Accès rapide et facile à vos informations : Déplacer vos fichiers et documents hors site ne signifie pas perdre l’accès à ces derniers. Avec notre portail en ligne sécurisé, OASIS Bridge, vous pouvez gérer vos dossiers depuis votre bureau.

Stockage de fichiers hors site flexible : Les exigences de stockage de chaque entreprise sont différentes. C’est pourquoi nous construisons un pack de stockage sur mesure pour chaque client (quelle que soit la taille de l’organisation). Nous pouvons faire face à de gros ou petits volumes, à des récupérations régulières ou ad hoc, à des fichiers individuels ou à des boîtes entières. Nous nous engageons à fournir le meilleur processus possible en matière de gestion des documents pour votre entreprise.

Protection des données et reprise après sinistre : Si vous êtes inquiet quant à la sécurité de vos dossiers contre les incendies, les parasites, les inondations ou les catastrophes naturelles, notre système de gestion sûr et sécurisé des dossiers peut vous aider à atténuer les risques en offrant à votre organisation une assistance précieuse si le pire se produit.

Optimisez votre espace de bureau : Que vous n’ayez qu’un bureau ou plusieurs bâtiments, nous savons que tirer le meilleur parti de votre espace est essentiel au succès de votre organisation. Nos installations de gestion des dossiers et de stockage de documents ont aidé d’innombrables organisations à récupérer cet espace si nécessaire pour favoriser le succès des entreprises.

Contrôlez le coût de gestion de l’information : Regagnez du temps perdu dans la recherche de documents ou dans la recherche d’informations. Grâce à notre logiciel OASIS Bridge, facile à utiliser, les heures de travail précieuses de vos employés peuvent être utilisées pour des fonctions opérationnelles plus importantes.

Processus de stockage de documents

Processus complet de gestion des fichiers de bout en bout :  Nos membres de l’équipe d’experts s’efforcent activement de vous fournir la meilleure solution de gestion des documents, adaptée à vos besoins individuels.

Bien que les processus de stockage des documents varient d’un client à l’autre, un processus type est décrit ci-dessous.

Collecte

OASIS collecte les boîtes ou les fichiers de votre bureau. Les documents seront transportés vers notre centre de dossiers pour l’enregistrement et le stockage.

Transport

Vos dossiers seront transportés avec des véhicules équipés de GPS. OASIS peut localiser l’emplacement exact de tous les véhicules à tout moment. Nos véhicules sont équipés de serrures à claquement et sont verrouillés en tout temps tout au long des livraisons et collectes quotidiennes. À aucun moment, nos conducteurs ne laissent leur véhicule sans surveillance et sans sécuriser auparavant le véhicule.

Stockage

Lorsque les documents arrivent dans la zone sécurisée de notre centre de dossiers, le code-barre unique pour chaque boîte ou fichier est enregistré. Les code-barres sont liés aux données saisies par OASIS, ce qui vous permet d’accéder à vos dossiers à tout moment par le système de gestion de documents, OASIS Bridge.

Récupérations physiques

Comme service supplémentaire, vous bénéficierez également d’un accès illimité à notre système de gestion des dossiers : OASIS Bridge. Grâce à ce portail sécurisé, les utilisateurs peuvent demander rapidement et facilement la récupération de leurs boîtes ou dossiers stockés. À partir de là, nos coursiers livreront les fichiers ou les boîtes requises directement dans vos locaux.

Récupérations numériques avec OASIS Bridge

Grâce à notre matériel de numérisation ultramoderne, nos experts en numérisation peuvent numériser tout type de document (fichiers, certificats, livres manuscrits, magazines, journaux et dessins techniques) à la résolution de couleurs et au format appropriés. Nos experts de numérisation téléchargeront instantanément le ou les documents dans notre système OASIS Bridge d’emploi facile. Vous pouvez alors prévisualiser, télécharger, imprimer et modifier des dossiers à partir de n’importe quel emplacement.

Pour plus d’informations sur nos services de numérisation, cliquez ici.

Suivi point à point

Grâce à l’utilisation de nos scanners de codes-barres portatifs, nous pouvons fournir un suivi point à point complet de tout article dans notre centre de dossiers, à destination et en provenance de l’étagère, vers le véhicule de livraison, et de retour dans les locaux d’un client.

A chaque étape du processus, vous connaîtrez la date et l’heure de chaque action.

Cette fonction vous donne un contrôle entier sur vos dossiers et fournit une piste de vérification complète.

Options de Stockage de Documents

ARCHIVE DYNAMIQUE

Pour les documents fréquemment récupérés

Si vous nécessitez la récupération quotidienne des dossiers, notre option d’archivage dynamique vous conviendra le mieux.  Utilisée par bon nombre de nos clients des métiers de santé et juridiques, l’option d’archivage dynamique vous offre la souplesse et la facilité du stockage interne, avec tous les avantages financiers et de sécurité d’une archive hors site.

Outre ces services, nous pouvons également vous fournir un rappel programmé pour vous aider à identifier le moment où vos documents peuvent être détruits légalement. Pour plus d’informations sur notre gamme de services de destruction, veuillez cliquer ici.

STOCKAGE SEMI-STATIQUE

Pour les fichiers récupérés régulièrement

Si vous devez récupérer vos fichiers plus régulièrement, nous vous recommandons notre option de stockage semi-statique. Le stockage semi-statique vous offre les avantages de coûts d’une archive hors site, tout en vous libérant des problèmes de stockage et en maintenant l’accès aux documents selon le besoin.

STOCKAGE PROFOND

Pour les documents rarement récupérés

Si vous récupérez rarement vos fichiers, notre solution de stockage profond rentable est le service idéal pour vos archives. Cette option est généralement utilisée par les organisations qui doivent se conformer aux réglementations ou à des périodes de conservation légalement définies. Le service de stockage profond vous permet de maximiser l’espace de bureau tout en maintenant une conformité réglementaire complète.