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FAQ

Mes dossiers seront-ils en sécurité ?

Oui. Les centres d'archivage sont conçus pour stocker des dossiers. Les centres d'archivage sont sous alarme et surveillés 24 h/24. Notre système de suivi par codes-barres vous permet de savoir où se trouvent vos dossiers à tout moment.

Est-ce facile de récupérer mes dossiers ?

Vous pouvez réclamer vos dossiers par courriel ou en ligne avec le programme client basé sur Internet. OASIS propose des services le jour suivant, le jour même et prioritaire ainsi qu'un service de livraison d'urgence 24 h/24.

Combien coûte l'archivage des dossiers ?

Vous êtes facturé en fonction du nombre d'articles archivés et de leur taille. Vous ne payez que pour la quantité réelle d'espace de stockage pour vos articles et non un forfait.

Puis-je réclamer une facture séparée pour différents départements au sein de ma société ?

Oui. Si votre facture doit être ventilée par département, On peut s’en en charger. De même, en classant vos dossiers par département, vous pouvez contrôler les salariés qui ont accès à des dossiers spécifiques.

Puis-je gérer mes dossiers hors site en ligne ?

Oui. Lee programme client sur Internet vous permet de gérer vos dossiers en ligne. Vous pouvez ajouter des informations en ligne telles que les dates de destruction et les informations de contenu. Vous pouvez également réaliser des rapports pour vous aider à gérer vos dossiers.

Quels sont les avantages de l'imagerie numérique ?

L'un des avantages principaux de l'imagerie numérique est qu'elle réduit considérablement le temps qu'il faut pour accéder à vos dossiers. L'imagerie numérique réduit vos coûts d'archivage ainsi que l'espace nécessaire à cette fin. De même, l'imagerie numérique représente un avantage pour les sociétés qui ont plusieurs sites avec de nombreux salariés qui doivent accéder à la même information.

Tous les documents de la société doivent-ils être scannés ?

Non. Il n'est pas rentable de scanner des documents qui sont destinés à être détruits ou des documents qui ne sont pas consultés fréquemment. Son personnel vous rencontrera pour déterminer les dossiers qui doivent être scannés.

Quel type de dossier peut être scanné ?

On peut scanner une variété de documents et de tailles, dont certains incluent des lettres, actes légaux et plans détaillés.

Comment dois-je indexer mes dossiers pour l'imagerie numérique ?

L'indexation est la clé d'une récupération aisée des dossiers électroniques. Vous devez indexer vos dossiers en fonction de l'information qui sera nécessaire pour récupérer ledit dossier. On peut vous aider à créer votre système d'indexation. OASIS propose une indexation personnalisée en fonction des besoins de votre entreprise. De même, on propose une option OCR permettant de rechercher et de récupérer vos dossiers électroniques.

Une fois qu'ils sont numérisés, pourrai-je accéder à des dossiers par Internet ?

Oui. OASIS propose un programme de gestion de documents en ligne personnalisé permettant un accès instantané à vos dossiers.

Quels avantages présente l'envoi hors site de mes supports ?

Si vous utilisez les services de coffre-fort pour supports physiques, vous aurez la tranquillité d'esprit qu'en cas de problème technique ou de catastrophe naturelle, vos informations seront protégées et récupérables. Parallèlement, ses services de rotation de bande visent à garantir que vos données sont mises à jour régulièrement.

Votre coffre-fort pour supports physiques est-il sûr ?

Notre coffre-fort pour supports physiques est surveillé par caméra 24 h/24. OASIS utilise les critères d'accès les plus stricts tels que les commandes par clavier et les lecteurs d'empreintes biométriques.

Votre personnel est-il formé à manipuler les supports physiques ?

Oui. Son personnel chargé des coffres-forts est spécialement formé aux procédures adéquates de manipulation et de transports des supports confidentiels.

Quel type de technologie est utilisé pour suivre mes supports physiques ?

On utilise des codes-barres pour organiser et repérer tous les supports physiques dans le coffre-fort. Grâce à son programme client basé sur Internet, vous pouvez gérer en ligne vos supports physiques délocalisés, demander des services ou créer des rapports.

Quid si j'ai besoin de mes informations en pleine nuit ?

Vous avez accès à vos supports physiques 24 h/24. Une livraison d'urgence est disponible.

Pourquoi ma société ne peut-elle pas déchiqueter l'information elle-même et doit-elle utiliser un service de déchiquetage ?

L'utilisation de nos services de déchiquetage vous fait gagner du temps et de l'argent. Les déchiqueteuses de bureau peuvent prendre plusieurs heures pour détruire tous les documents qui doivent l'être. De plus, les services de déchiquetage vous font épargner le coût de la déchiqueteuse et de son entretien et vous permettent de gagner la place qui lui serait sinon dévolue

À quelle fréquence dois-je utiliser les services de déchiquetage ?

La fréquence d'utilisation des services de déchiquetage dépendra des besoins spécifiques de votre société. OASIS propose plusieurs options pour ses services de déchiquetage, d'une purge ponctuelle à un enlèvement à cadence régulière. De même, on peut personnaliser vos services si vous disposez de plusieurs sites.

Fournissez-vous un Certificat de Destruction ?

Oui. Dès que vos informations confidentielles sont déchiquetées en toute sécurité, vous recevrez un Certificat de Destruction.

Détruisez-vous uniquement les documents papier ?

Non. OASIS détruit également les supports physiques tels que CD, DVD, bandes de sauvegarde et disques durs. On peut également détruire et recycler votre équipement de bureau électronique.

Si nous disposons d'articles dans notre centre d'archivage qui sont prévus pour être détruits, sont-ils automatiquement détruits ?

Non. On ne détruira aucun dossier du centre d'archivage sans requête écrite de la personne autorisée