Bewaartermijnen archieven

 

Bewaartermijnen voor documenten en archieven

Veel bedrijven zijn niet of niet voldoende op de hoogte van de wettelijke bewaartermijnen voor documenten. Hoewel de vaststelling van de bewaartermijnen altijd uw eigen verantwoordelijkheid blijft, kan OASIS u hierin uiteraard adviseren. Veelal worden de bewaartermijnen per bedrijf bepaald. Deze hangen namelijk af van de branche, het risicoprofiel, de administratieve organisatie, etc. Wij kunnen voor u inventariseren aan welke wettelijke eisen uw bedrijf moet voldoen en u op basis van onze ruime ervaring adviseren over een bewaartermijnbeleid.
Onderstaand een overzicht op hoofdlijnen van de wettelijke regelgevingen omtrent de bewaring van documenten en archieven.

 

Wat zijn de bewaartermijnen voor uw documenten?
  • Jaarrekeningen, Accountantsverklaringen e.d. moeten conform art. 2:394 BW 7 jaar bewaard worden vanaf de datum van opstellen.
  • Winst- en verliesrekeningen moeten conform art. 2:10 en art. 3:15a BW 7 jaar bewaard worden vanaf de datum van opstellen.
  • De administratie na ontbinding van een rechtspersoon moet conform art. 2:24 BW 7 jaar bewaard worden, na de datum van ontbinding.
  • Dividendnota’s moeten conform art. 3: uitvoeringsbeschikking dividendbelasting 5 jaar bewaard worden na de datum van opstellen.
  • Gegevens van bedrijfsmatig onroerend goed moeten conform art. 34a Wet op omzetbelasting 9 jaar bewaard blijven. De bewaartermijn gaat in volgend op het jaar waarin men het goed is gaan bezitten.
  • Ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid van de leden moeten conform art. 2:61 BW 10 jaar bewaard worden na aanvraag van het lidmaatschap.
  • Subsidieadministratie moet conform art. 4:69 Algemene Wet Bestuursrecht 10 jaar bewaard worden vanaf de datum van administreren.
  • Grootboeken, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie en loonadministratie moeten conform art. 52 Wet Rijksbelastingen en art. 8 Douanewet 7 jaar bewaard worden. De bewaartermijn gaat in op 1 januari na het opstellen.
  • Facturen in verband met de omzetbelasting moeten conform art. 31 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting 7 jaar bewaard blijven na het opstellen c.q. ontvangen.
  • Identificatiebewijzen (op grond van de Wet Identificatieplicht) moeten conform art. 23a Uitvoeringsregeling loonbelasting 9 jaar bewaard blijven na het einde van het dienstverband.

     

Vertrouwd door meer dan 5.000 klanten

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van de document management specialisten van OASIS.