Digitalisering van documenten

Maak de weg vrij voor het optimaliseren van uw bedrijfsprocessen

Digitalisering betekent uiteraard meer dan het louter scannen van bestaande foto’s of documenten. Uw dossiers, doorgaans in verschillende formaten verspreid over uw organisatie, worden met de scanningdiensten van OASIS geconverteerd naar gegevens waar u en uw computer iets mee kunnen waardoor u de stap kunt maken van een fysiek en analoog naar een compleet digitaal archief.

Zowel het projectmatig scannen van grote partijen documenten, een gefaseerde overgang van fysiek naar digitaal dossierbeheer als scanning bij opvraging behoren tot de mogelijkheden. Met het betaalbare dienstenpakket van OASIS kan elk bedrijf diverse soorten digitale informatie ophalen, delen en samenbrengen in een veilige, gemakkelijk te doorzoeken omgeving.

Voordelen van digitaliseren van dossiers

  • Aanschaf van hardware of software is niet nodig.
  • Geen technologie-infrastructuur nodig – snel en gemakkelijk te gebruiken.
  • Geen risico meer op verouderde apparatuur dankzij beveiligde toegang tot scandiensten.
  • Efficiëntere bedrijfsprocessen, hogere productiviteit en grotere klanttevredenheid.
  • Betere toegankelijkheid en samenwerking.
  • Veiligheid en conformiteit dankzij functiegekoppelde toegang en audit-tracking.

Scan-on-demand

  • Bestanden scannen via beveiligde, webbased toegang als alternatief voor fysieke aanlevering van documenten.
  • Digitale bestanden maken van actieve hardcopy bestanden die volgens wettelijke voorschriften worden gearchiveerd.
  • Snelle, gemakkelijke toegang van dossiers. Vanaf elke locatie zijn dossiers beschikbaar en uitwisselbaar.

Lees meer over scanning on demand

Realtime scanning

  • Het inscannen van afdelingsdocumenten vergemakkelijkt de besluitvorming en vergroot de klanttevredenheid.
  • In plaats van intern dossiers in te scannen  verbetert u de efficiëntie van dagelijkse activiteiten door dit uit te besteden aan OASIS.
  • Dankzij snelle scanners en beeldverwerkingssoftware is elk volume mogelijk.

Inscannen van oude bestanden (backlog scanning)

  • Door selectieve scanning verbeteren de toegankelijkheid en distributie van zeer actieve dossiers; minder actieve hardcopy dossiers worden fysiek in onze opslaglocatie beheerd.
  • Conversie van hardcopy documenten naar makkelijk te doorzoeken digitale dossiers.
  • Veiligheid en naleving van regelgeving zijn gegarandeerd door gecontroleerde toegang tot essentiële bedrijfsdossiers.
  • Uploaden naar beveiligde, webbased opslagomgeving of overzetting naar media van de klant.
  • Opslag van de originele schijf als herstelback-up in een mediakluis van OASIS.

OASIS online informatie management systeem

  • Voor het veilig opslaan, indexeren, opzoeken, faxen, e-mailen of uitprinten van elk type digitaal document.
  • Direct toegankelijk – overal en op elk moment.
  • Verbetering van bedrijfsprocessen via webbased toegang tot digitale dossiers via een webbrowser.
  • Naleving van regelgeving dankzij bewaarbeleid, audittrails en archivering.
  • Verbetering van de efficiëntie door het optimaliseren van de werkprocessen en distributie van digitale dossiers.

Automatisering van de postkamer

  • Inkomende post is direct in digitaal formaat toegankelijk.
  • Opheffing van omslachtige bezorgprocessen vanuit de postkamer.
  • Post kan digitaal worden gearchiveerd in het OASIS online informatie management systeem.
  • Verlaging van de kosten voor documentverwerking.
  • Verbetering van de traceerbaarheid van documenten.

Scannen op locatie

  • Verbetering documentprocessen en klantenservice.
  • Optimale benutting van personeelsmiddelen.
  • U houdt controle over uw dossiers.
  • U hoeft niet langer dossiers te verpakken en fysiek te verzenden.
  • Gegarandeerde uitvoeringstijd, kwaliteits- en serviceniveau.
  • Voorspelbare kosten.

Uw documenten professioneel en veilig laten digitaliseren door OASIS?
Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek of offerte aanvraag.