Archiefbeheer en -opslag

Tijd om uw archief op te ruimen?

  • Is uw archief ook zo’n chaos? 
  • Neemt uw archief steeds meer ruimte in?
  • Is de vierkante meterprijs van uw kantoor niet veel te hoog voor het opslaan van archieven?
  • Wilt u uw documenten op een veilige manier bewaren?

Heeft u één van deze vragen met 'ja' beantwoord? Neem dan contact op met OASIS. OASIS regelt de opslag en het beheer van uw archief, papier en digitaal. Zo neemt OASIS uw zorgen uit handen. Veilig en kosteneffectief.

In een tijd waarin de regelgeving voor informatiebeheer steeds complexer wordt, en privacyoverwegingen steeds zwaarder wegen wordt archiefbeheer voor organisaties steeds belangrijker. Het extern opslaan van dossiers kan de efficiëntie van uw organisatie vergroten en de veiligheid verbeteren zodat u zich met een gerust hart kunt concentreren op uw kernactiviteiten.

Archiefbeheer

In een tijd waarin de regelgeving voor informatiebeheer steeds complexer wordt, en privacyoverwegingen steeds zwaarder wegen wordt archiefbeheer voor organisaties steeds belangrijker. Het extern opslaan van dossiers kan de efficiëntie van uw organisatie vergroten en de veiligheid verbeteren zodat u zich met een gerust hart kunt concentreren op uw kernactiviteiten.

OASIS archief opslagcentra

  • Speciale centra die voldoen aan de meest strikte industrienormen ten aanzien van de beveiliging en toegankelijkheid van uw papieren dossiers.
  • Deze centra zijn streng beveiligd, uitgerust met alarmsystemen en staan 24 uur per dag, 7 dagen per week onder toezicht.
  • Er wordt gebruik gemaakt van de meest recente branddetectie- en brandblussystemen.
  • Medewerkers dragen identificatiebadges en bezoekers worden altijd begeleid door een hiertoe aangewezen medewerker.

Klantenservice

  • De medewerkers van het opslagcentrum zijn gespecialiseerd in een deskundige omgang met vertrouwelijke dossiers.
  • U wordt altijd te woord gestaan door een lokale vertegenwoordiger van de klantenservice en niet door een centraal callcenter.
  • Orders kunnen per e-mail of via het OASIS online informatie management systeem worden doorgegeven.

Snel en efficiënt toegang tot uw documenten

  • Dossiers worden bij u op kantoor opgehaald, voorzien van een barcode, ingescand en opgeslagen op een opslaglocatie in een OASIS opslagcentrum.
  • Gemachtigde personen kunnen, op basis van vooraf vastgestelde criteria, informatie opvragen via telefoon of internet.
  • Keuze tussen actief bestandsbeheer of -opslag en tracking op doos- of dossierniveau.
  • Voor alle dossiers die via ons worden opgevraagd, worden alle handelingen geregistreerd en wordt er een auditspoor bijgehouden op basis van barcodelabels, barcodescanners en getekende ontvangstbewijzen.
  • Via het online informatie management systeem zoekt u bestanden op basis van barcodenummer, een intern verwijsnummer of een volledige artikelbeschrijving. Een zeer efficient proces voor het organiseren, opslaan en inzien van uw dossiers.
  • Een optimaal bewaarbeleid voor uw dossiers door middel van bewaarschema's.

Kostenbesparende archiefopslag

  • Door het opslaan van u archieven bij OASIS komt er kostbaar onroerend goed vrij en er zijn minder manuren en financiële middelen nodig.
  • Vrijkomende kantoorruimte kan worden gebruikt voor kernactiviteiten van uw bedrijf.
  • Er wordt minder tijd verspild aan het zoeken naar informatie in uw archief wat een besparing van tijd en arbeidskosten oplevert.

Verzending van uw dossiers

  • Keuze uit levering: de volgende dag, dezelfde dag of een spoedverzending.
  • 24/7 noodbezorging.
  • Beveiligde transportvoertuigen en hoogopgeleide transportspecialisten.

Digitalisering van uw archieven

  • Scan-on-demand om het opzoeken van dossiers te vereenvoudigen.
  • Inscannen en digitaliseren van documenten.

Verschillende vormen van archiefopslag

Voor iedere vorm van archiefbeheer kiest u de beste opties die bij de dynamiek van uw archief passen.

  • dynamisch: onmiddellijk opvraagbare documenten,
  • semi-statisch:  kostenefficiënt opslaan voor snelle opvraag,
  • statisch: veilig en vertrouwd bewaren van documenten die weinig of niet meer worden opgevraagd

Uw voordelen van archiefbeheer bij OASIS

  • geen papierzorgen, terug naar uw core business
  • geen verspilling van kantoorruimte
  • geen kosten voor brand- en inbraaksystemen of dure klimaatbeheersing
  • geen verspilling van tijd met zoeken in dozen
  • proactief beheer van uw archief met het oog op bewaartermijnen en vernietigingsdata
  • bescherming tegen calamiteiten, ongedierte, inbraak en brand- en waterschade

Wilt u ook uw archief door OASIS laten opslaan en beheren?
Neem dan contact op met onze specialisten voor een vrijblijvend adviesgesprek en offerte aanvraag.