OASIS Online - ons informatie management systeem

Efficiënt document beheer via OASIS Online

OASIS biedt u documentbeheer als complete oplossing voor het beheer van uw documenten. Veruit het grootste deel van de kennis in organisaties is opgeslagen in de vorm van fysieke en digitale documenten. Deze niet (voldoende) beheren leidt tot problemen met veiligheid en vindbaarheid. Het verwerken van vele documenten is echter tijdrovend en kostbaar. Door documentbeheer toe te passen kunt u op een slimme manier de digitale chaos beëindigen.

Documenten snel vindbaar

OASIS werkt met een groot aantal indexerings- en zoekmiddelen waarmee u de benodigde elektronische stukken snel en gemakkelijk kunt raadplegen. U logt in op OASIS Online en kiest uw zoekcriteria. Uit de zoekresultaten selecteert u eenvoudig het document dat u wilt raadplegen.

OASIS Online - ons informatie management systeem

OASIS Online is de online portal die u toegang geeft tot alle informatie met betrekking tot uw archieven. Deze webapplicatie is volledig geïntegreerd met het archiefbeheersysteem van OASIS. Alle handelingen en bewegingen die een archiefstuk ondergaan zijn te volgen. In het archiefbeheersysteem worden de locaties van archiefdozen en dossiers geregistreerd, inhoudsgegevens vastgelegd, klantgegevens beheerd en de facturatie uitgevoerd.
In OASIS Online kunnen geautoriseerde personen toegang krijgen tot hun documenten en ze zelf naar wens beheren.

Van OASIS Online kunt u het volgende verwachten:

  • real-time bekijken van de status van archiefstukken. Informatie over de plaats van het document: is het bij OASIS, onderweg naar u, of bij u aanwezig;
  • eenvoudig dossiers, dozen of archiefstukken opvragen en retouren opgeven en registreren;
  • full-text zoeken in de inhoudsopgave, dat maakt het vinden van alle documenten die met een bepaald onderwerp te maken hebben erg gemakkelijk;
  • eenvoudig eigen inhoudsoverzichten genereren of overzichten van alle opvragingen: per datum, afdeling of vestiging;
  • inzage in de historie van uw archief;
  • digitale documenten (scan on demand) worden via OASIS Online beschikbaar gesteld.

Via OASIS Online kan OASIS zeer snel een hoog volume aan digitale stukken verwerken. Andere voordelen van dit systeem zijn voor u:

  • implementatie binnen enkele dagen
  • automatische back-ups
  • overal toegang tot uw documenten met een standaard webbrowser
  • goede beveiliging van uw documenten
  • mediamigratie voor behoud van data op de lange termijn
  • het systeem kan naar behoefte eenvoudig worden uitgebreid

24/7 beschikbaar

Via een door OASIS ontwikkelde en beveiligde web interface kunt u op elk moment van de dag, van om het even waar, inzage krijgen in uw archiefzaken, de bewegingen ervan volgen (tracking & tracing), evenals archiefstukken opvragen.
Met behulp van zoekmachines kunt u uw archiefstukken op eenvoudige wijze opzoeken en vervolgens, afhankelijk van uw wens, fysiek of digitaal laten aanleveren.

Scan on demand

Wanneer u enkel hoeft te beschikken over de informatie maar niet over het fysieke archiefstuk, dan kunt u kiezen voor onze scan on demand oplossing.  Hierbij krijgt u het archiefstuk digitaal beveiligd toegestuurd. Hiermee blijft de digitale versie bovendien steeds raadpleegbaar zodat dit tevens een kostenefficiënte methode is om stapsgewijs een digitaal archief aan te leggen. In plaats van grote partijen archief te laten digitaliseren, maakt u de kost van het digitaliseren dus slechts wanneer u bepaalde archiefstukken nodig heeft.


Voor bijkomende informatie of de aanvraag van een vrijblijvend adviesgesprek met één van onze specialisten kan u ons contactformulier gebruiken of bellen naar +32 14 412 777.