Bewaartermijnen archieven

Bewaartermijnen voor documenten en archieven

Veel bedrijven zijn niet of niet voldoende op de hoogte van de wettelijke bewaartermijnen voor documenten. Hoewel de vaststelling van de bewaartermijnen altijd uw eigen verantwoordelijkheid blijft, kan OASIS u hierin uiteraard adviseren. Veelal worden de bewaartermijnen per bedrijf bepaald. Deze hangen namelijk af van de branche, het risicoprofiel, de administratieve organisatie, etc. Wij kunnen voor u inventariseren aan welke wettelijke eisen uw bedrijf moet voldoen en u op basis van onze ruime ervaring adviseren over een bewaartermijnbeleid.
Onderstaand een overzicht op hoofdlijnen van de wettelijke regelgevingen omtrent de bewaring van documenten en archieven.

Wat zijn de bewaartermijnen voor uw documenten?

Bewaartermijn voor de bewaring van boekhoudkundige documenten

Boekhoudboeken

  • Bijvoorbeeld: dagboek, centraal dagboek en inventarisboek. Het origineel van die (dag)boeken moet worden bewaard, geen (digitale) kopieën.
  • Termijn: 7 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de laatste inschrijving in het (dag)boek.

Bewijsstukken (originelen of kopieën)

  • Documenten die aan de basis liggen van de boekhoudkundige registratie en die bewijskracht tegenover derden hebben.
  • Termijn: 7 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het einde van het boekjaar waarop het stuk betrekking heeft.

Documenten die geen bewijskracht tegenover derden hebben.

  • Het gaat om stukken die geen betrekking hebben op het bestaan van rechtstreekse relaties met derden.
  • Termijn: 4 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het einde van het boekjaar waarop het stuk betrekking heeft.


Documentatie met betrekking tot analyses, programmatie en gebruik van informaticasystemen

  • Bijvoorbeeld:  software, zelfs onder licentie
  • Termijn: 10 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het laatste jaar waarin het in de documentatie beschreven systeem werd gebruikt.

Bewaartermijn voor de bewaring van fiscale documenten

Voor directe belastingen: boeken en documenten die het belastbaar inkomen helpen bepalen.

  • Bijvoorbeeld: documenten die in de boekhouding werden ingeschreven, documenten met betrekking tot het kadastraal inkomen, documenten opgesteld voor professionele doeleinden (loonfiches, sociale zekerheid, contracten, bestel- en leveringsbons, allerhande bewijsstukken, rekeninguittreksels,...)
  • Termijn: 5 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf 1 januari van het fiscaal boekjaar beschreven in de (dag)boeken, documenten en stukken

Voor de btw

  • Aankoopdagboek, verkoopdagboek, dagboek van ontvangsten, dagboek van teruggaven, register van loonarbeid, het factuurboek en garagistenregister.
  • Termijn: 7 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf 1 januari van het fiscaal jaar dat volgt op de laatste inschrijving in het (dag)boek.


Voor de btw

  • Originele documenten waarvan de opstelling of de uitreiking verplicht zijn: facturen, borderellen, vervoerdocumenten, rekeningen en ontvangstbewijzen, in- en uitvoerdocumenten, aan- en verkoopdocumenten van goederen en diensten in intracommunautaire transacties, aankopen en prestaties in het buitenland,
  • Termijn: 7 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf 1 januari van het fiscaal jaar dat volgt op de datum van het document of stuk.

Voor de btw

  • Originele documenten met vermelding van de aftrekbare btw op transacties met betrekking tot vanuit hun aard of door incorporatie onroerende goederen, evenals de reële rechten op die goederen onderworpen aan de periode van herziening van de btw-aftrek.
  • Termijn: 15 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf 1 januari van het fiscaal jaar dat volgt op de einddatum van de bouw van het pand, het einde van de werken in onroerende staat of van de akte die betrekking heeft op de toewijzing van de rechten.

Voor de eigenaar van een nieuw gebouw

  • Facturen met betrekking tot de bouw, evenals de plannen en het lastenboek van het pand. U moet ze kunnen voorleggen op elk verzoek van de ambtenaren die controle uitoefenen op de bijdragen, het kadaster en de btw.
  • Termijn: 5 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf de datum van de betekening van het kadastraal inkomen.

Voor alle belastingen (bijdragen, btw, douane, registratie, successie,...)

  • De originele rekeninguittreksels van financiële instellingen, de fiscale afrekeningen en kwijtingen, de kostenraming, de inventaris, de gedetailleerde facturen en de leveringsbons waarnaar de facturen verwijzen.
  • Termijn: 7 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf 1 januari van het fiscaal jaar dat volgt op de datum van het document of het stuk; of de leveringsdatum

Beaartermijn voor de bewaring van documenten voor de sociale zekerheid

Personeelsregister en bijzondere personeelsregisters, de DIMONA- en LIMOSA-aangiften

  • Termijn: 5 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf 1 januari van het jaar waarop het register, het document of het stuk betrekking heeft

Contracten voor tewerkstelling van studenten

  • Termijn: 5 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf de dag die volgt op het einde van het contract

Individuele afrekening van werknemers

  • Termijn: 5 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf de dag die volgt op het einde van het contract

De drie meest recente vaccinatiefiches en de fiches van medische onderzoeken

  • Termijn: 1 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf de dag die volgt op het einde van het contract

Exemplaar van het boekhoudkader van elke trimesteriële rsz-aangifte

  • Termijn: 3 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf de uiterste datum voor verzending van de rsz-aangifte

Medisch dossier van de werknemer

  • Termijn: 15 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf de dag die volgt op het einde van het contract

Bewijsstukken voor de dagen van afwezigheid

Jaarlijkse vakantie, klein verlet, educatief verlof, sociale promotie

  • Termijn: 3 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin de afwezigheden plaatsvonden

Ongevallenfiches

  • Termijn: 3 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf de dag waarop het “slachtoffer” gestopt is met werken in het bedrijf

Bewaartermijn voor de bewaring van documenten ivm bedrijfsrecht

Bedrijfsarchieven en –documenten

  • Verslagen van gewone en bijzondere vergaderingen, rapporten van bestuurders en commissarissen, aanwezigheidslijsten van vergaderingen, register van vennoten, aandeelhouders en medewerkers,...
  • Termijn: 5 jaar
  • Ingang termijn: Vanaf de datum van publicatie van de beslissing tot ontbinding. De akte van ontbinding moet melding maken van de plaats waar de documenten worden bewaard.
     

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek aan met één van de specialisten van OASIS.