Archiefbeleid en -procedure

Archiefbeleid en archiefprocedure voor een efficiënt archief

Een goed uitgedacht archiefbeleid is essentieel om overzicht te houden over uw archief en hierin gemakkelijk stukken terug te kunnen vinden. Dit geldt voor papieren archieven, maar zeer zeker ook voor digitale archieven.

Het belang van een goed archiefbeleid bestaat onder andere uit het volgende:

  • u bent wettelijk verplicht om met (name financiële) documenten te bewaren
  • een goed archief draagt bij aan kennisbehoud binnen uw organisatie
  • een goed archiefbeleid bespaart u veel (zoek)tijd
  • u spaart kosten uit omdat u vernietigbare documenten niet onnodig lang bewaart
  • eventueel voor bewijsvoering dienende stukken zijn op het cruciale moment direct voorhanden.

De juiste vorm voor uw archief

Door het ontbreken van uniforme wet- en regelgeving zijn archieven vaak niet of niet zorgvuldig en efficiënt geordend. Daarbij zijn er vaak verschillen tussen de archieven van de verschillende afdelingen, secretariaten, projectgroepen en commissies. Voor elk archief geldt echter dat het tegen aanvaardbare kosten veilig en gemakkelijk raadpleegbaar moet worden opgeslagen.
Tegenwoordig zijn vele archiefvormen beschikbaar. Door het opstellen van een goed archiefbeleid kunt u bepalen welke vorm voor uw archief het meest geschikt is. Naast de naleving van wetgeving en voorschriften is met name de terugvindbaarheid van uw documenten van groot belang.

Digitale archieven

Om digitale archieven goed te beheren is een systeem voor documentmanagement onontbeerlijk. De opslagcapaciteit voor digitale documenten is tegenwoordig haast oneindig. Het opruimen van archieven kan hierdoor overbodig lijken, maar het bewaren van álle documenten komt de vindbaarheid ervan niet ten goede. Door ook uw digitale archief zorgvuldig te beheren voorkomt u problemen in de toekomst.

Archiefprocedure

Wanneer u uw archief aan OASIS uitbesteedt, helpt OASIS u met het opstellen van een archiefprocedure. Een archiefprocedure is noodzakelijk voor een eenduidige uitvoering van uw archiefbeleid. De vastlegging van de bewaartermijnen is een integraal onderdeel van de archiefprocedure. Ook worden zaken geregeld als bevoegdheden, indexering, vernietiging, opvragingen, transport, enzovoorts.

Voorlopige archiefprocedure

Hoewel er wellicht nog geen archiefbeleid is opgesteld, kunt u wel starten met een voorlopige archiefprocedure. Deze zorgt ervoor dat u vanaf een bepaald moment volgens een vaste procedure archiveert. Zo is uw archief vanaf dat moment up-to-date. Dit werkt kostenbesparend, aangezien het bijwerken van achterstallig onderhoud over het algemeen een tijdrovende klus is.

Voordelen van een archiefprocedure

In combinatie met uitbesteding van uw archief zorgt de archiefprocedure ervoor dat:

  • u minder ruimte kwijt bent aan archiefopslag
  • u minder tijd kwijt bent met zoeken in het archief
  • u documenten altijd terug kunt vinden
  • uw archieven veilig, droog en verwarmd worden opgeslagen
  • uw archieven geen gevaar lopen door vocht, schimmels of ongedierte.

Persoonlijk advies

OASIS adviseert u graag op het gebied van archiefbeleid en archiefprocedure. Na een aantal gesprekken bepaalt OASIS samen met u welke archiefstukken u niet langer hoeft bewaren dan nodig is. U bespaart hierdoor op de kosten, maar bovenal is een snelle vindbaarheid van uw documenten gegarandeerd. Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met één van de archiefspecialisten van OASIS.